ɬÀï·¬

On behalf of Workday Expenses Project Team / Au nom de l’équipe du projet Workday Expenses

La version française suit.

Dear colleagues,

Earlier this year, ɬÀï·¬ announced the redesign of its travel and expense reimbursement process. This initiative, aligned with Horizon ɬÀï·¬, aims to create a faster and simpler experience for all academic and administrative users.

With the anticipated launch of the Workday Expenses module in early 2026, we want to share our progress, outline what’s changing, and highlight how this will benefit you. For more details, visit the Workday Expenses project webpage.

Ìý

What’s changing and why it matters

The new Workday Expenses mobile app will be a game changer, allowing you to snap a photo of your receipt on the fly and upload it. You’ll be able to submit, track and approve expenses on your mobile device, anytime, anywhere.

The new platform also introduces new capabilities and process improvements, such as built-in controls and alerts that help prevent errors before submission and real-time claim visibility so you can easily follow your claims’ progress.

You will be able to work more efficiently and, importantly, keep track of your expense matters.

Curious to see it in action? .

Ìý

Where we are today

Over the summer, we met with academic and administrative colleagues across faculties and units and worked closely with Faculty and Central Admin Finance members to identify key areas of improvement. With the input received so far, we have found ways to simplify the travel and expense reimbursement process, from submission to approval, to reduce reimbursement time.

Students will also have a simpler way to submit their expenses, with a dedicated process being developed for them.

Ìý

A network of change representatives to support you

We have identified community members in various units to support and manage the transition within their local teams and assist colleagues through this change. Their support will be essential in bringing you up to speed on the new processes and tools.

Should you have questions about what’s changing and how it impacts your team, please reach out to your .

Ìý

What's next

In the coming months, the Workday Expenses project team will continue engaging community members by gathering more feedback on areas of improvement as well as validating parts of the system.

More updates and training details will be shared soon to help you get ready for the launch.

Ìý

Need more information?

Visit the Workday Expenses project webpage or contact us by email at wdexpenses.finserv [at] mcgill.ca (Workday Expenses).

Thank you to everyone contributing their time, expertise and insight as we modernize this essential process.

Ìý

The Workday Expenses Project Team

Ìý

Ìý

Chères et chers collègues,

Plus tôt cette année, l’Université ɬÀï·¬ a annoncé la refonte de son processus de remboursement des frais de déplacement et des dépenses. Alignée sur les objectifs d’Horizon ɬÀï·¬, cette initiative vise à optimiser et à simplifier les façons de faire pour l’ensemble du personnel enseignant et administratif.

À l’approche du lancement du module Workday Expenses, prévu pour le début de 2026, nous souhaitons faire le point sur l’avancement du projet, sur les changements à venir et sur les avantages que vous tirerez de ces nouveautés. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page Web du projet Workday Expenses.

Ìý

Changements et retombées

La nouvelle application Workday Expenses changera la donne : elle vous permettra de prendre une photo de votre reçu et de la téléverser. En tout temps, où que vous soyez, vous pourrez soumettre, suivre et approuver des dépenses sur votre appareil mobile.

Cette plateforme comporte également de nouvelles ´Ú´Ç²Ô³¦³Ù¾±´Ç²Ô²Ô²¹±ô¾±³Ùé²õ et des ²¹³¾Ã©±ô¾±´Ç°ù²¹³Ù¾±´Ç²Ô²õ, notamment des alertes et des contrôles intégrés qui vous permettront de corriger des erreurs avant le dépôt d’une demande, et l’accès en temps réel au statut de la demande, qui facilitera le suivi de votre remboursement.

Vos démarches seront plus efficaces et le suivi de vos demandes, plus simple.

Vous aimeriez voir comment fonctionne l’application?

Ìý

Où en sommes-nous aujourd’hui?

Au cours de l’été, nous avons rencontré des membres du personnel enseignant et administratif de multiples facultés et unités, et collaboré avec des agentes et agents financiers des facultés et de l’administration centrale, en vue de définir les principaux points à améliorer. Armés de ces renseignements, nous avons trouvé des moyens de simplifier chaque étape du processus de remboursement des frais de déplacement et des dépenses afin de réduire le délai de traitement des remboursements.

Grâce à la mise en place d’un processus conçu expressément pour eux, les étudiants et étudiantes pourront, eux aussi, soumettre plus facilement leurs demandes de remboursement.

Ìý

Des membres de la communauté à votre service

Nous avons désigné, dans différentes unités, des facilitateurs et facilitatrices, à savoir des membres de la communauté qui faciliteront la transition au sein de leur équipe et accompagneront leurs collègues pendant cette période de changement. Ces personnes joueront un rôle essentiel dans votre apprentissage des nouveaux outils et processus.

Si vous avez des questions sur les changements à venir et sur leurs retombées au sein de votre équipe, veuillez communiquer avec .

Ìý

Prochaine étape

Au cours des mois à venir, l’équipe de Workday Expenses continuera de recueillir les commentaires des membres de la communauté sur les points à améliorer et de valider le bon fonctionnement de divers aspects du système.

D’autres mises à jour ainsi que des renseignements sur la formation seront communiqués sous peu en vue du lancement.

Ìý

Vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements?

Consultez la page Web du projet Workday Expenses, ou wdexpenses.finserv [at] mcgill.ca (鳦°ù¾±±¹±ð³ú-²Ô´Ç³Ü²õ).

Merci à tous ceux et celles qui ont mis leurs connaissances, leur expertise et leur temps au service de la modernisation de ce processus essentiel.

Ìý

L’équipe du projet Workday Expenses