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En 2026, l'Université ɬÀï·¬ a mis en place un processus simplifié à l'échelle de l'université pour la gestion des demandes de projets d'immobilisations. Toutes les demandes seront désormais soumises via une plateforme centralisée et évaluées selon des critères communs. Cette approche permet d'avoir une vision globale des besoins à l'échelle de l'université et garantit une utilisation stratégique et efficace des ressources au service des priorités institutionnelles.

Fonctionnement du processus

1. Demande de projet

   Les demandes de projets d'immobilisations doivent être soumises par un responsable autorisé. Ces demandes peuvent être soumises à l'approbation de la faculté ou de l'unité concernée avant de passer à l'étape suivante.

   Un lien permettant d'accéder à la liste des responsables autorisés pour chaque faculté et chaque unité sera bientôt disponible ici.

2. Pour les demandes comportant une demande d'espace

   Les demandes comportant une demande d'espace sont d'abord examinées par le Service de Planification et développement des campus afin de vérifier leur faisabilité du point de vue de l'utilisation de l'espace

3. Révision et priorisation du portefeuille

   ɬÀï·¬ possède six portefeuilles de projets d’immobilisation, lesquels sont supervisés respectivement par un gestionnaire de portefeuille. Les gestionnaires de portefeuille révisent les demandes relevant de leur domaine de responsabilité et déterminent l’ordre dans lequel elles doivent être traitées ainsi que leur ordre de priorité. Ils peuvent également réaffecter des demandes si l’affectation initiale au portefeuille ne reflète pas la portée ou l’objectif de la demande.

   Cette révision tient compte de la concordance de la demande avec les priorités de l’université, les fonds disponibles, les besoins opérationnels et les objectifs spécifiques au portefeuille.

4. Révision technique

   Les demandes font l’objet d’une révision technique par le Comité de révision technique des projets d’immobilisations.

   Cette étape permet de confirmer la faisabilité en évaluant:

   • La portée
   • La disponibilité des fonds
   • La capacité de mise en Å“uvre
   • Les considérations techniques ou opérationnelles

5. Évaluation de gouvernance et décision

   À la suite de la prise en charge de la demande, à la révision et priorisation du portefeuille et à la révision technique si nécessaire, les demandes sont transférées au comité de gouvernance approprié.

   • Le Comité consultatif des projets d’immobilisations examine toutes les demandes de projet et peut rendre une décision concernant les projets dont le coût est estimé à moins d’un million de dollars et qui ne font pas appel à des fonds provenant de l’emprunt obligataire de ɬÀï·¬ ou des fonds de fonctionnement centraux.
   • Le Comité directeur des projets d’immobilisations est la dernière autorité décisionnelle pour les projets ne relevant pas de la compétence du Comité consultatif des projets d’immobilisations.

   Les décisions peuvent prendre la forme d’une approbation, d’un report ou d’un refus.

Critères de priorisation

Les demandes de projets d’immobilisation sont évaluées selon les critères de priorisation suivants:

Critères liés aux risques critiques

• Risque pour la santé et la sécurité
• Risque de fermeture d’espaces essentiels
• Risque lié aux exigences de conformité réglementaire
• Risque réputationnel

Critères stratégiques

• Projets dont dépend la réalisation du Parc du développement durable
• Réduction des espaces loués
• Alignement sur la mission académique ou la stratégie institutionnelle de ɬÀï·¬
• Amélioration de Indice de Vétusté Physique (IVP) de ɬÀï·¬

Portefeuilles

Les projets d’immobilisations sont regroupés dans les portefeuilles suivants:

Priorités institutionnelles

Initiatives menées par les facultés et les unités administratives en soutien direct à la mission académique de l’université. Elles impliquent généralement des améliorations ou des adaptations ciblées d’espaces existants (par exemple, la transformation d’un espace pour accueillir un programme académique ou un service administratif).
Ce portefeuille exclut les projets complexes nécessitant le relogement temporaire ou permanent des occupants ou impliquant un changement d’affectation fonctionnelle d’un espace ou d’un bâtiment.

Dirigé par: Le Bureau du (de la) provost et vice-recteur(-trice) principal(e) aux études

Recherche

Tous les projets d'immobilisations liés à la recherche, y compris les infrastructures de recherche financées par des organismes subventionnaires ainsi que les projets financés en interne qui soutiennent les activités de recherche (par exemple, la modernisation de laboratoires, les espaces de recherche spécialisés, les plateformes de recherche partagées).

Dirigé par: Le Bureau du (de la) vice-recteur(-trice) adjoint(e) à la recherche et au développement

Vie étudiante et apprentissage

Initiatives visant à améliorer, renforcer ou transformer les espaces et les services qui soutiennent la vie étudiante, l’enseignement et l’apprentissage. Il s’agit par exemple de projets lancés par les Services enseignement et programmes d’études, les Services de logement étudiant et d’hôtellerie, ainsi que les Services des loisirs et des sports.

Co-dirigé par: Le Bureau du (de la) premier(-ière) vice-provost aux études et à la vie étudiante et le Bureau du (de la) vice-provost à la planification de l’enseignement et des programmes d’études

Infrastructure physique

Projets axés sur l’entretien, la réparation ou la réhabilitation des actifs physiques de l’université, notamment les bâtiments, les terrains et les réseaux de services publics, afin de soutenir tous les domaines fonctionnels de l’établissement. Cela comprend, par exemple, la restauration des façades, le remplacement des toitures, le renouvellement des fenêtres, la modernisation des systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC), ainsi que la réparation de l’enveloppe des bâtiments.

Dirigé par: La gestion des installations et services auxiliaires (GISA)

Technologies de l’information

Projets d’immobilisations visant à améliorer ou à moderniser les services informatiques à l’échelle de l’université. Ce portefeuille comprend à la fois l’infrastructure informatique de base et les projets liés aux services audiovisuels qui ne sont pas inclus dans le portefeuille « Vie étudiante et apprentissage ».

Dirigé par: les services de TI

Développement du campus

Initiatives de développement du campus et projets complexes ayant des implications à l’échelle de l’établissement. Ce portefeuille comprend les nouveaux bâtiments, les agrandissements et les rénovations majeures ; les projets liés à la mise en service et à la désaffectation de baux ainsi qu’à l’acquisition ou à la cession de biens immobiliers ; et les projets soutenant les initiatives stratégiques institutionnel (y compris, mais sans s’y limiter, ceux financés par des fonds liés au développement durable).

Dirigé par: La gestion des installations et services auxiliaires (GISA)