ɬÀï·¬

Projet: Lancement de Workday Expenses, un outil qui simplifie considérablement la gestion des frais de déplacement et autres dépenses professionnelles à ɬÀï·¬.

Pourquoi ce projet est-il important? Pendant de nombreuses années, le processus de remboursement des frais de déplacement et des dépenses de ɬÀï·¬ a été complexe, inefficace et chronophage pour toutes les parties concernées. Il nous est désormais plus facile de téléverser des reçus, de soumettre des notes de frais et des demandes d’autorisation de dépenses, et d’en assurer le suivi tout au long du processus d’approbation et de remboursement en un seul endroit. Cette nouvelle solution nous permettra à toutes et tous de gagner du temps et d’éviter bien des frustrations.

Calendrier:

• Début du projet : février 2025
• Lancement : février 2026

Pour en savoir plus : Consultez la page consacrée à Workday Expenses sur le site Web des Services financiers.

Projet: Élaboration d’un projet pilote dans le cadre duquel les étudiantes et étudiants hautement qualifiés qui ne sont pas admis dans le programme de leur choix seront invités à postuler à des programmes similaires, mais dont le taux d’inscription est bas. Si le projet pilote est concluant, d’autres programmes pourraient y être ajoutés.

Pourquoi ce projet est-il important? En raison de capacités limitées et d’une forte demande, des candidates et candidats extrêmement qualifiés peuvent se voir refuser l’accès à certains des programmes les plus contingentés de ɬÀï·¬. Toutefois, ces personnes pourraient ne pas connaître l’existence d’autres programmes similaires offerts par l’Université, qui pourraient les intéresser tout autant et qui auraient de la place pour les accueillir. En les invitant à postuler à ces programmes, nous leur permettrons d’explorer d’autres voies qui correspondent à la fois à leurs aspirations et aux places disponibles. De plus, nous encouragerons l’utilisation efficace des ressources d’enseignement et la pleine occupation des lieux, et nous générerons des revenus supplémentaires provenant des bourses et des droits de scolarité, qui contribueront au financement des dépenses d’exploitation.

Calendrier:

• Début du projet : novembre 2025
• Lancement prévu du projet pilote : avril 2026

Projet: Adoption de l’outil de signatures électroniques DocuSign pour simplifier et accélérer le processus d’approbation des contrats d’approvisionnement.

Pourquoi ce projet est-il important? Les signatures des contrats seront instantanées, de n’importe quel appareil, ce qui accélérera les approbations et nous permettra de gagner du temps et d’éviter les frustrations. De plus, contrairement à la solution PDF « remplir et signer » couramment utilisée, DocuSign est intégré à ɬÀï·¬ Marketplace et permet un flux de travail de bout en bout centralisé, avec processus d’authentification, pistes de vérification et solution de chiffrement qui répondent aux normes de sécurité et de conformité de l’Université.

Calendrier:

• Début du projet : janvier 2026
• Date de fin prévue : mars 2026

• Pour en savoir plus:

Projet: Exploration des moyens de tirer parti des fonds inutilisés des chaires dotées pour financer les salaires du corps enseignant et les frais d’exploitation.

Pourquoi ce projet est-il important? L’Université ɬÀï·¬ détient des fonds de dotation destinés au financement des activités et des salaires associés à certaines chaires dotées. Cependant, pour diverses raisons (par exemple l’absence de candidatures appropriées), ces dotations sont souvent sous-utilisées. Au cours des quatre derniers exercices financiers, ces fonds ont généré en moyenne 4 millions de dollars de revenus annuels inutilisés, qui ont été réinvestis dans les fonds de dotation de l’Université.

Calendrier:

• Début du projet : décembre 2025
• Date de fin prévue : mai 2026

Projet: Évaluation de la production de rapports à l’échelle de l’Université dans le but de rationaliser les rapports, de les consolider ou de les éliminer, au besoin.

Pourquoi ce projet est-il important: Dans le vaste écosystème communicationnel de l’Université, une multitude d’informations sont transmises (parfois en double) à diverses instances de gouvernance, à des organismes gouvernementaux, etc. Tâche considérable, la communication d’informations entraîne souvent des efforts redondants, et certains rapports sont peu pertinents.

Calendrier:

• Début du projet : janvier 2026

Pour en savoir plus :

Projet: Les Services de l’approvisionnement se sont associés au Service des technologies de l’information pour lancer un projet pilote d’agent conversationnel propulsé par l’IA. Cet agent fournira des réponses instantanées aux questions courantes sur les politiques, les procédures et les exigences réglementaires.

Pourquoi ce projet est-il important? L’agent conversationnel devrait réduire les délais en aidant les membres du corps enseignant et du personnel à trouver rapidement les informations dont ils ont besoin. Il générera aussi des données qui alimenteront l’écosystème conversationnel de l’Université, ce qui offrira d’autres avantages aux membres de la communauté mcgilloise.

Calendrier:

• Début du projet : décembre 2025
• Lancement prévu du projet pilote : mai 2026

Pour en savoir plus :

Projet: Automatisation du processus de réception des contrats d’approvisionnement.

Pourquoi ce projet est-il important? Les Services de l’approvisionnement aident les facultés et les unités pour la négociation des contrats avec des fournisseurs, l’analyse des enjeux juridiques, la gestion des risques, etc. Mais, jusqu’à récemment, l’attribution des demandes de contrat à la bonne personne au sein des Services de l’approvisionnement pouvait prendre jusqu’à trois jours. Désormais, grâce au nouveau système automatisé lancé en décembre 2025, les formulaires sont instantanément attribués à l’acheteur responsable. Comme nous traitons environ 400 contrats par année, cette initiative nous permettra de gagner un temps précieux.

Calendrier:

• Début du projet : novembre 2025
• Lancement : décembre 2025

Pour en savoir plus :

Projet: Création d’un portail d’auto-inscription pour les fournisseurs de ɬÀï·¬.

Pourquoi ce projet est-il important? Pour les membres du personnel et du corps enseignant, l’ajout d’un fournisseur à la plateforme ɬÀï·¬ Marketplace est compliqué : le processus prend une trentaine de jours et exige la collecte de données bancaires sensibles, et il faut souvent communiquer plusieurs fois avec les fournisseurs avant qu’un achat puisse être conclu. Lorsque le portail sera lancé, les fournisseurs s’inscriront eux-mêmes, ce qui réduira considérablement le temps de traitement, tout en améliorant l’exactitude des informations sur les fournisseurs.

Calendrier:

• Début du projet : hiver 2026
• Date de fin prévue : décembre 2026

Pour en savoir plus :

Projet: Création d’une base de données des écoles secondaires américaines qui simplifiera l’examen des candidatures d’étudiants et d’étudiantes qui ont choisi de ne pas soumettre leurs résultats aux épreuves SAT et ACT. Cette initiative devrait nous permettre d’accélérer les offres d’admission.

Pourquoi ce projet est-il important? Actuellement, les demandes de candidats et candidates d’écoles secondaires américaines qui choisissent de ne pas fournir leurs résultats sont évaluées manuellement. Cet examen nécessite un travail considérable et ralentit le processus d’offres d’admission. Une base de données fiable devrait réduire grandement le temps de recherche nécessaire à l’évaluation de chaque candidature, ce qui nous permettrait d’accélérer le processus d’offres d’admission et, parallèlement, d’augmenter les taux d’acceptation et de simplifier les choses pour les futurs étudiants et étudiantes.

Calendrier:

• Début du projet : septembre 2025
• Date de fin prévue : juillet 2026