ɬÀï·¬

The catalogues and digital collections of the ɬÀï·¬ Libraries contain millions of descriptions to help users identify and understand resources that may be relevant to their studies and research. These descriptions enter our catalogues in various ways, some of which are local to the ɬÀï·¬ Libraries and some of which are external. This statement has been developed to shed some light on how descriptions enter the catalogue, what practices govern description, and how the ɬÀï·¬ Libraries are working to incorporate inclusive principles into our catalogues. Cataloguers at the ɬÀï·¬ Libraries adhere to professional norms such as those laid out in the and attempt to employ a range of ethical descriptive practices related to subject headings, inclusive language, and cataloguing in non-Latin scripts.

Cataloguers and archivists in the ɬÀï·¬ Libraries use international standards, tools, and best practices to create metadata to describe books and other specialized library materials, including rare books and archival collections. For example, in both the catalogue Sofia and the ɬÀï·¬ Archival Collections Catalogue, Library of Congress subject headings (LCSH) are used, following standard professional practice. A subject heading is a specific word or phrase that describes the essence of an item’s topic, allowing it to be searched and retrieved by subject from a library catalogue. These standardized terms provide powerful searching for users; however, some are also widely recognized to be outdated and offensive. The ɬÀï·¬ Libraries are actively involved in efforts to improve subject headings in terms of both accuracy and inclusion and, to that end, are committed to using better equivalences to LCSH when they exist (example, Canadian Subject Headings and First Nations House of Learning subject headings used in parallel to LCSH) and to masking offensive subject headings so they no longer display in Sofia. Catalogues also contain archival finding aids that may contain language now recognized as outdated and/or harmful and offensive. The ɬÀï·¬ Libraries’ practice is to modify this terminology when found. In the interest of accountability, we also indicate in the resource description that a change to previous terminology has been made. 

Like many in the library profession, the ɬÀï·¬ Libraries are increasingly aware of the cultural biases that operate when applying professional standards and practices developed in white European contexts and knowledge frameworks, which can contribute to misrepresentation of marginalized groups as well as historical erasure. We attempt to use a range of inclusive description strategies, including:

• eliminating glorifying narratives for historical figures 
• working to give identities back to hidden or oblique archival creators 
• using anti-racist and inclusive language 
• contextualizing and describing materials with racist or problematic language or content. 

Cataloguers at the ɬÀï·¬ Libraries regularly work with non-English language materials and, in the case of new materials written in non-Latin scripts, create records with both latinized transcriptions and the original script to improve access and discoverability as well as support linguistic diversity.

The ɬÀï·¬ Libraries catalogue, which is a local instance of a shared, multi-institutional catalogue powered by the non-profit library organization OCLC, also contain records that the ɬÀï·¬ Libraries staff have little or, in some cases, no ability to change. Descriptions for certain types of library materials, such as journal articles, bibliographic databases, and electronic resources, are often provided by vendors and not created internally in the ɬÀï·¬ Libraries. Other records that may appear when searching the ɬÀï·¬ Libraries catalogue are for holdings found in other institutions, which cannot be modified locally.  

The ɬÀï·¬ Libraries are committed to fostering approaches to our work that further inclusion, diversity, equity, accessibility, and reconciliation. We welcome feedback and reporting of language in our catalogue records, finding aids, or digital collections that are harmful or offensive at collections.library [at] mcgill.ca

Created 2 October 2023, revised 7 December 2023, revised May 5, 2024, revised January 13, 2025, revised March 11, 2025

Recommended by Library Cabinet: February 4, 2025

Approved by Library Council: March 28, 2025

Énoncé sur l’inclusion dans les descriptions de ressources

Les catalogues et les collections numériques des Bibliothèques de ɬÀï·¬ contiennent des millions de descriptions qui aident nos usagers à trouver des ressources et à déterminer lesquelles peuvent être pertinentes pour leurs études ou recherches. Ces descriptions sont ajoutées à nos catalogues de plus d’une manière, que ce soit par le personnel des Bibliothèques de ɬÀï·¬ ou par des sources externes. Le présent énoncé décrit les pratiques qui régissent les descriptions et leur intégration dans nos catalogues, ainsi que la manière dont les Bibliothèques de ɬÀï·¬ s’efforcent d’appliquer des principes inclusifs dans ce domaine. Nos catalogueuses et catalogueurs respectent certaines normes professionnelles, dont les , et emploient diverses pratiques descriptives éthiques associées à la création des vedettes-matières, à l’utilisation d’un vocabulaire inclusif et au classement de documents rédigés dans des écritures non latines.

Les spécialistes en catalogage et en archivage des Bibliothèques de ɬÀï·¬ appliquent les normes internationales et les meilleures pratiques reconnues et ont recours à divers outils pour créer les métadonnées qui décrivent nos documents spécialisés, comme nos livres rares et nos fonds d’archives. À titre d’exemple, nous utilisons les vedettes-matières de la Library of Congress (LCSH) dans le catalogue Sofia et le Catalogue des fonds d’archives de ɬÀï·¬, conformément aux normes de pratique professionnelle. Une vedette-matière est un mot ou une série de mots qui décrit l’essence du sujet d’un document et permet ainsi d’effectuer des recherches par thème dans le catalogue d’une bibliothèque. Ces termes sont normalisés et représentent ainsi de puissants outils de recherche. Cependant, certains sont aujourd’hui largement reconnus comme étant dépassés ou offensants. Les Bibliothèques de ɬÀï·¬ participent activement aux efforts pour améliorer l’exactitude et le caractère inclusif des vedettes-matières et s’engagent à utiliser de meilleurs équivalents aux LCSH lorsqu’ils existent, comme les vedettes-matières canadiennes ou celles de la FNHL (First Nations House of Learning), ou à appliquer des combinaisons de celles-ci, ainsi qu’à masquer les termes offensants pour qu’ils ne s’affichent plus dans Sofia. Les catalogues contiennent aussi des instruments de recherche d’archives qui peuvent utiliser des termes dépassés ou offensants que les Bibliothèques de ɬÀï·¬ s’efforcent de modifier lorsqu’ils sont découverts. Dans un souci de responsabilisation, nous indiquons également dans la description d’une ressource qu’une modification a été apportée. 

À l’instar de plusieurs de nos pairs, nous sommes de plus en plus conscients des biais culturels qui opèrent lorsque nous appliquons les normes et pratiques professionnelles qui ont été élaborées dans des contextes et des cadres de connaissances principalement européens et blancs, ce qui peut contribuer à une mauvaise représentation des groupes marginalisés et à la réécriture de l’histoire. Les Bibliothèques de ɬÀï·¬ appliquent par conséquent diverses stratégies pour favoriser l’inclusion, notamment :

• éliminer les récits glorifiant des personnages historiques; 
• travailler à redonner une identité aux créateurs d’archives cachés ou indirects; 
• utiliser un vocabulaire inclusif et antiraciste; 
• mettre en contexte et décrire les documents qui présentent des contenus racistes ou font appel à un vocabulaire offensant. 

Nos catalogueuses et catalogueurs manipulent régulièrement des documents qui ne sont pas en anglais. Lorsqu’il s’agit de matériel inédit dans une écriture non latine, ils doivent créer des fiches comprenant les textes originaux ainsi que des transcriptions en alphabet latin afin d’améliorer l’accès à ces documents, d’en faciliter le repérage et de soutenir la diversité linguistique.

Le catalogue des Bibliothèques de ɬÀï·¬, qui est une instance locale d’un catalogue partagé et pluri-institutionnel déployé par l’organisation mondiale de bibliothèques à but non lucratif OCLC, contient aussi des fiches sur lesquelles le personnel n’a pas ou très peu de pouvoir d’apporter des modifications. Certains documents, tels que les articles de revues, les bases de données bibliographiques et les ressources électroniques, ont des descriptions créées par des fournisseurs externes plutôt que par notre personnel. D’autres fiches qui peuvent s’afficher lors d’une recherche dans le catalogue des Bibliothèques de ɬÀï·¬ concernent des fonds d’autres établissements, et elles ne peuvent donc pas être modifiées localement.  

Les Bibliothèques de ɬÀï·¬ s’engagent à adopter des méthodes de travail qui favorisent l’inclusion, la diversité, l’équité, l’accessibilité et la réconciliation. Vos commentaires sont les bienvenus. Si vous découvrez des termes préjudiciables ou offensants dans nos notices de catalogage, nos instruments de recherche ou nos collections numériques, n’hésitez pas à le signaler à collections.library [at] mcgill.ca.

Créé le 2 octobre 2023, révisé le 7 décembre 2023, révisé le 5 mai 2024, révisé le 13 janvier 2025, révisé le 11 mars 2025

Recommandé par le Cabinet des Bibliothèques : 4 février 2025

Approuvé par le Conseil des Bibliothèques : 28 mars 2025